Cinco ideas para ordenar el caos diario

Image © Sarah Klockars-Clauser OPENPHOTO_MOSAIC_openphotonet_rainbowumbrella

¿Será que el orden lleva a la felicidad? O, por el contrario, ¿la obsesión por el control nos lleva al caos?

Siempre he tenido curiosidad de cómo algunas personas que admiro logran hacer tantas tareas y siempre tienen tiempo para hacerlas todas bien y yo por mi parte siento que muchas veces me faltan horas completas en el día. 

Ahora somos personas multitarea, y eso no sería algo con connotación negativa si no nos llevara a la dispersión. Cada vez es más difícil concentrarnos, nos cuesta alejarnos, por ejemplo, del celular el cual nos abre varias conversaciones a la vez, nos muestra fotos, comentarios de alguna red social y listo hasta ahí llegó la poca concentración que teníamos. 

Hace un tiempo leí en el Blog de Berto Pena* que "La superficialidad y precipitación que nos contagian las Distracciones y la Multitarea, hacen que cada vez hagamos cosas con menos calidad, detalle y precisión. Y que vivamos todo de forma intermitente." Esa intermitencia y falta de atención en los detalles, nos lleva a cometer errores, algunos de los cuales son pura falta de concentración. Hacer una buena gestión del tiempo es un gran reto, y mayor es este reto cuando debemos sumarlo a lograr la atención necesaria para hacer las tareas que tenemos a diario. La sensación de que el día te pasó en un segundo, que no te queda claro qué hiciste ni qué te falta, es una constante laboral hoy en día y lo peor es que permea en lo personal dado que nunca terminas de hacer nada o lo haces como dice Pena de manera superficial y sin el rigor que desearías.

La clave, para revertir lo negativo de ser multitarea distraído y sin detalle, pienso que está en la organización, como dice Marie Kondo "El proceso de organización ofrece una oportunidad única para entender lo que es más importante para nuestra vida", para ella debemos sacar de nuestras vidas lo que no despierte felicidad. Y aunque ella lo trabaja desde las cosas que tenemos en el hogar y en el espacio de trabajo, yo se lo sumaría a las relaciones y actividades que realizamos. Está claro que necesitamos tiempo para lograr nuestras metas, pero también para nosotros, para la familia y hasta para mirar el techo un rato.

Pensando en todo lo anterior y después de vivir un periodo de mi vida muy caótico, he tratado de hacer un ejercicio para organizar el tiempo y los espacios, todo para lograr realizar las actividades que quiero hacer y que el día a día no me consuma. Esto no es una tarea fácil, ni que se logre con solo decirlo y ya. Lleva tiempo y debemos hacer prueba y error de lo que nos funciona según lo que nos rodea y a lo que nos dedicamos.

Aquí 5 puntos clave que me han servido para lograr ordenar mi caos:

1. Aunque suene obvio lo primero escribir en una hoja las metas y propósito que tienes. Luego dale un orden de prioridad y anota las acciones que necesitas para realizarlo (mi recomendación es hacerlo en un papel y no en el computador, las ideas por lo general fluyen más a la antigua). No hablo de metas y propósitos como bajar de peso o aprender un idioma esos no están en esta lista, pienso más en por ejemplo arreglar el cuarto de los niños, leer 12 libros en el año, escribir un libro, conocer lugares de tu país que no conoces, hacer un blog de viajes, hacer un proyecto innovador en el trabajo, en definitiva, retomando a Marie Kondo hacer lo que te hace feliz.

2. Una vez tengas la lista y tus prioridades pon en tu calendario (aquí sugiero en digital, pero imprimirlo y tenerlo en un lugar visible todos los días) las acciones más cercanas y un tiempo límite para lograrlo. Me explico, en tu calendario establece las acciones y el tiempo que le vas a dedicar durante las próximas dos semanas, pero a la vez pon la fecha límite que te darás para la meta. Por ejemplo, en el caso de querer arreglar el cuarto de los niños el primer día puedes poner medir el cuarto y hacer un dibujo de cómo quieres que sea y específicas que para esta acción tomarás una hora después de llegar del trabajo, al siguiente día puedes por ejemplo ir a cotizar los materiales y así hasta llegar al día que lo terminas. Esto puede ayudar para que día a día puedas ir chuleando las acciones y veas en tu calendario si has podido cumplir con la fecha límite que te planteaste.

3. No se trata de hacer cada día una sola cosa, pero si en el tiempo que le dediques la clave es lograr centrarse solo en eso. Por ejemplo, si quieres lograr leer 12 libros (o más) en el año dedícale de media a una hora diaria dejado el celular lejos de ti y contándole a tu familia que ese tiempo será solo para ti y tu lectura, puedes estar seguro que la satisfacción de ir saliendo de tareas planeadas sin distracción o multitareas es enorme y nos permite disfrutar lo que hacemos porque vamos cerrando procesos (esto aplica perfectamente a las tareas de la oficina como redactar informes o contestar correos). En definitiva, es dejar de trabajar a tirones: “Empiezo-paro-retomo-paro-reinicio-vuelvo a parar” y prestar más atención a lo que sucede a nuestro alrededor: oportunidades y detalles que valen la pena.

4. Huir de las reuniones, profesionales o personales, que no llevan a ningún lugar. Las interminables reuniones nos quitan mucho tiempo y nos desgastan. Por lo general salimos de mal humor y no se avanza en nada.

5. Dejar de estar en alerta constante, es decir no saltar a todo lo que llega nuevo (correo, mensajes, noticias, tuits, etc.) No todo es urgente y puede esperar sumándose a la lista de tareas (claro si es tu mamá o tu hijo el que llama siempre hay que contestar), a veces creemos que todo es urgente, pero es importante definir si realmente lo es o si es simplemente un imprevisto que podemos atender en un rato más sin distraernos de lo que estamos realizando.

Espero que estos cinco puntos les sirvan como me han servido a mi desde hace un tiempo, aunque como les dije esto es un aprendizaje diario muy difícil ya que es cambiar hábitos y enfocarse en las prioridades más allá de lo inmediato. En últimas, es hacer mucho pero más organizado y con la satisfacción de hacerlo bien siendo consientes al 100% de cada detalle y de cada acción que debemos realizar para lograrlo. El mundo no se va a terminar si durante una hora al día dejan el celular de lado, para hacer algo que tienen pendiente y por el contrario les aseguro que al irse a dormir sentirán la satisfacción de un ¡buen día!

* https://thinkwasabi.com/coeficiente-atencion/

  

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